Una estrategia para emitir adelantos en efectivo

Una estrategia para emitir adelantos en efectivo

A veces, no todas las empresas requieren en sí préstamos para negocios, pero sí necesitan regular de alguna forma el flujo de efectivo, gastos y demás aspectos financieros.

Por ejemplo, en lugar de emitir adelantos en efectivo a todos los empleados, las tarjetas de crédito corporativas resultan ser la mejor opción, ya que no estará involucrado en las molestias de dar efectivo.

Sin embargo, antes de emitir tarjetas corporativas, debes establecer medidas de precaución.

Sin este aspecto previsto, existe la posibilidad de que algunos empleados hagan un mal uso de los fondos comerciales.

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a) Siempre realiza una revisión anual

El programa de tarjetas de crédito de la empresa debe revisarse año tras año. Esto se debe a que ciertos empleados podrían haberse mudado de un departamento a otro y dado que cada departamento tiene un límite de gasto específico, es necesario realizar una revisión anual del programa.

Hacerlo también permite a los jefes de departamento emitir nuevos límites de gasto de acuerdo con las responsabilidades de cada empleado.

Si un empleado trabaja en un departamento que ya no necesita una tarjeta de crédito corporativa, entonces puede ser eliminado del programa.

b) Aumenta la eficiencia haciendo seguimientos

Es bueno para ti tener a alguien que no sea parte de tu compañía o que no sea titular de la tarjeta para que haga resúmenes de las transacciones en nombre de la compañía y te los envíe al final de cada mes.

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El objetivo principal de esta persona designada será enumerar los nombres de los empleados que no entregaron explicaciones y declaraciones oportunas sobre el uso de su tarjeta.

Esta es una manera fácil de monitorear qué empleados se adhieren a las políticas de la tarjeta y cuáles no.

Después de un cierto período de tiempo, puedes optar por descifrar a los titulares de tarjetas perpetuas que siempre van en contra de las políticas, ya sea quitándoles las tarjetas de forma temporal o incluso permanente.

c) Evaluar los valores atípicos

Recuerda, una tarjeta corporativa emitida por un empleado solo debe usarse en ciertos artículos que son útiles para la compañía y nunca debe usarse en la compra de artículos personales a menos que sea en una emergencia.

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Por lo tanto, es necesario controlar todos los gastos que cada empleado usa en la tarjeta al final de cada mes.

Si uno o más empleados usan la tarjeta en artículos personales, se debe realizar una evaluación exhaustiva para determinar si se debió a una emergencia o no.

Si no se trata de un caso de emergencia, se deben tomar medidas disciplinarias contra el titular de la tarjeta.

Por el contrario, si se debió a una emergencia, los gastos incurridos deberán deducirse del salario del titular de la tarjeta sin que se tome ninguna medida disciplinaria contra ellos.

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d) Divide el riesgo

Tu política de tarjeta corporativa debe garantizar que el usuario empleado sea personalmente responsable de todos los saldos de las tarjetas de crédito bajo su propio riesgo.

Con dicha política, la compañía solo tendrá que reembolsar fondos a los titulares de tarjetas individuales de acuerdo con el monto de los gastos aprobados.

Esto es a lo que nos referimos como compartir riesgos entre la empresa y los empleados.

Esta es una buena forma de tratar con los empleados que tienden a comprar sus cosas personales usando la tarjeta, ya que solo se les dará una cantidad que coincida con los gastos aprobados.

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